4 tips voor het organiseren van een top congres

Een congres organiseren op een externe congreslocatie kan een lastige klus zijn waarbij logischerwijs veel stress en zorgen komen kijken. Goede afspraken kunnen twijfel bij jou en je locatie wegnemen waardoor je een beter evenement of congres kunt organiseren. In deze blog geef ik vier tips die jou helpen bij het maken van goede afspraken met jou locatie naar keuze. Dus zonder verder gedoe, hier vier tips voor het organiseren van een congres op een externe locatie.

Maak afspraken over de catering

Veel mensen denken dat een goede catering alleen lekker moet zijn. Een goede catering moet vooral passen bij jouw gasten. Dit betekent dat er voor iedereen wat wils moet zijn. Zo kunnen er mensen op je congres afkomen die niet zomaar alles mogen eten. Dit kan komen door een bepaalt dieet of natuurlijk door geloof. Zorg er dus voor dat je duidelijke afspraken met je locatie maakt over de catering. Een goed congrescentrum draait hier zijn hand niet voor om.

Uitloop

Uitloop kan natuurlijk altijd gebeuren. Wanneer dit gebeurt is dit heel vervelend. Zeker omdat je een locatie meestal huurt voor een bepaalt dagdeel. Daarom is het goed om te bespreken met je locatie wat er gebeurt wanneer je last hebt van uitloop. Moet je extra betalen? Is er überhaupt ruimte voor?

Opvang

Een goede opvang zorgt ervoor dat je gasten zich meteen welkom voelen. Heel belangrijk want een eerste indruk kun je maar één keer maken. Maak daarom goede afspraken over de ontvangst op de dag van je congres. Plaats je bijvoorbeeld iemand op het station zodat mensen naar de locatie gewezen kunnen worden.

Beeld en geluid

Een goede congreslocatie heeft natuurlijk voldoende beeld en geluid in huis. Om onzekerheid over dit onderwerp weg te nemen is het van belang om dit in ieder geval bespreekbaar te maken. Breng van tevoren in kaart wat je allemaal nodig hebt en of het mogelijk is om zelf dingen mee te nemen.

Succes

Ik hoop dat de tips uit deze blog jou een beetje hebben geholpen bij het organiseren van een top congres.